En tant qu’institution financière, L’Entraide Assurance doit faire en sorte
de gagner, de maintenir et d'améliorer continuellement la confiance que lui
accordent ses membres et ses assurés. Pour ce faire, elle doit mener ses
opérations et activités de manière efficace et conforme à l’éthique afin
de faire en sorte que leurs droits soient équitablement respectés lors de
décisions de la direction et du conseil d’administration. L’Entraide Assurance
a donc établi bon nombre de politiques, de programmes et de procédures qui
visent au respect intégral de la loi et de la pratique des affaires reconnue
dans l'industrie des assurances.
Mandat du conseil
Le conseil est responsable de la Compagnie. Il surveille la façon dont celle-ci
exerce ses activités et supervise la haute direction à qui incombe la gestion
courante des affaires. Le conseil a pour mandat d’approuver l’orientation
stratégique de la Compagnie, y compris sa mission, sa vision et ses valeurs.
De plus, il est globalement responsable de la gestion ou de la supervision des
affaires de celle-ci afin d'assurer, sur une base régulière, que ses ressources
soient gérées d'une façon à protéger convenablement l’actif de la Compagnie, en
conformité avec les lois, ainsi que selon des principes d’éthique interne et
commerciale. Enfin, il est responsable d'examiner les risques identifiés par
la direction ainsi que les pratiques et les politiques adoptées par la Compagnie
afin de réduire ces risques.
À l’intérieur de ses fonctions, chaque administrateur doit agir avec intégrité
et bonne foi dans les meilleurs intérêts de la Compagnie avec le soin, la
diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable en
pareilles circonstances. Cela requiert que les administrateurs évitent de
se placer dans une situation où leurs intérêts personnels pourraient être
ou donner l'apparence d'entrer en conflit avec les meilleurs intérêts de
la Compagnie. Le conseil d’administration se réunit cinq fois dans l’année.
Composition du conseil
De par sa composition, le conseil met à la disposition de L’Entraide Assurance
un vaste éventail de connaissances, d’expertises, de compétences et de
savoir-faire pour guider sa stratégie et son exploitation. Le conseil de
L’Entraide Assurance est composé d’administrateurs, dont la très grande
majorité n'a aucun lien avec celle-ci.
Les administrateurs ont un rôle de mandataire et de fiduciaire vis-à-vis
de la Compagnie et sont élus à la majorité simple par les membres lors de
l’assemblée générale annuelle. Les mandats des administrateurs sont d’une
durée de trois ans.
Attente du conseil vis-à-vis de la direction
La responsabilité de la gestion courante de L'Entraide Assurance est
déléguée au président du conseil et chef de la direction et aux autres
dirigeants. Le président du conseil et chef de la direction relève donc
du conseil et lui est imputable. Il est chargé de gérer la planification
stratégique et l'exploitation de la Compagnie. Il est en outre responsable
de l'exécution des directives et politiques du conseil.
Le principe prépondérant en matière de délégation exige que les
administrateurs conservent ultimement la main haute sur la Compagnie.
Il est donc essentiel qu'ils s'assurent de l'efficacité des systèmes
de contrôle interne et d'information de gestion de la Compagnie.
Comités du conseil
Les comités du conseil permettent aux administrateurs de partager
les responsabilités et de consacrer les ressources nécessaires à une
question ou à un domaine particulier. La loi oblige le conseil à former
un comité de vérification et un comité de déontologie. Le conseil de
L’Entraide Assurance a aussi mis en place deux autres comités : le
comité de placement et le comité consultatif.
Comité de vérification
Le comité de vérification est composé majoritairement d'administrateurs
externes qui se réunissent quatre fois dans l’année. Dans l'exercice de ses
fonctions, le comité a le droit d'examiner les livres, registres et comptes
de la Compagnie. Le comité, les dirigeants et les vérificateurs peuvent aussi
discuter de toutes autres questions concernant la situation financière de la
Compagnie.
En pratique, le mandat du comité de vérification s'étend bien au-delà des
responsabilités statutaires, pour englober la supervision des obligations de
la Compagnie en matière d'information continue, le suivi des procédures et
des systèmes financiers de celle-ci et les rencontres avec les vérificateurs
pour l'examen de la gestion financière de l’entreprise par la direction.
Comité de déontologie
Le comité de déontologie se réunit au moins une fois dans l’année. Ce comité
doit notamment voir à ce que les règles requises soient élaborées pour
l'application des dispositions de la loi.
Ces règles portent notamment sur la conduite de la Compagnie avec des personnes
qui lui sont intéressées ou avec des personnes qui sont liées à ses administrateurs
ou à ses dirigeants, sur les formalités et conditions des contrats avec des
personnes intéressées et sur la protection des renseignements à caractère
confidentiel dont l'assureur dispose sur ses membres et sur ses assurés.
Comité de placement
Le comité de placement se réunit trois fois dans l’année. Il a pour mandat
de revoir les politiques et les normes de placement. De plus, il doit s'assurer
que les dispositions de la loi, les règlements et les politiques de placement
sont respectés.
Comité consultatif
Le comité consultatif, qui se réunit au besoin, a pour fonction d'aviser le
président du conseil et chef de la direction sur toute question que ce dernier
peut vouloir lui soumettre, que ce soit en matière d'organisation, de
fonctionnement, d'acquisition, de désinvestissement, de stratégie, de
financement ou d'exploitation.
Ce comité ad hoc se réunit lorsque requis, à la demande du président
du conseil et chef de la direction. Il peut émettre des commentaires,
des avis et des opinions sur les questions que le président du conseil
et chef de la direction soumet à sa considération.
Indemnisation et assurance responsabilité
à l’égard des administrateurs
En acceptant d'agir à titre d'administrateur, les membres du conseil
assument des obligations importantes. Des candidats potentiels continueront
vraisemblablement à accepter des mandats d'administrateur s'ils sont certains
de pouvoir réduire au minimum le degré de risque auquel ils s'exposent ainsi
personnellement.
À cet effet, L’Entraide Assurance a conclu une convention d'indemnisation
avec chacun de ses administrateurs et dirigeants. La Compagnie juge préférable
de s'engager à une indemnisation aux termes d'une convention, parce que,
contrairement à une résolution ou à un règlement que le conseil peut modifier,
la modification d'un contrat nécessite le consentement des parties.
La Compagnie a aussi contracté des garanties d'assurance responsabilité
civile des administrateurs et des dirigeants. Ces garanties s'ajoutent à
la convention de L’Entraide Assurance en matière d'indemnisation et au
programme d’assurances générales de l’entreprise.
